Gebrüder Weiss automatisiert E-Mail-gesteuerte Frachtprozesse mit Levity — und halbiert den manuellen Aufwand bei gleichzeitig besserem Kundenservice

Gebrüder Weiss ist eines der ältesten und angesehensten Transport- und Logistikunternehmen der Welt — ein Familienunternehmen mit mehr als 500 Jahren Geschichte, 8.600 Mitarbeitenden und 180 Standorten in 34 Ländern. Seit der Gründung des US-Hauptsitzes in Chicago im Jahr 2017 baut das Unternehmen seine Präsenz in Nordamerika kontinuierlich aus. Das Komplettladungsgeschäft (FTL) wuchs unter der Leitung von Kevin Sendre, Director of FTL North America, rasant.

Gebrüder Weiss lebt von persönlichem Service: ein fester Ansprechpartner, enge Kundenbeziehungen und Disponenten, die die Fracht ihrer Kunden so gut kennen wie ihr eigenes Geschäft. Mit dem Wachstum der FTL-Sparte stellte sich die zentrale Frage: Wie lässt sich steigendes Volumen bewältigen, ohne den menschlichen Faktor zu verlieren, der das Unternehmen auszeichnet?

E-Mail-gesteuerte Workflows binden Disponenten-Kapazität

Das FTL-Team von Gebrüder Weiss wickelte praktisch jede operative Aufgabe per E-Mail ab: Angebote, Auftragserfassung, Carrier-Koordination und Dokumenten-Nachfassaktionen. Jeder Prozess erforderte manuelle Übergaben zwischen Posteingängen und diversen Systemen — Disponenten wechselten für ein einzelnes Angebot oder eine einzelne Ladung zwischen drei oder vier Bildschirmen.

Es war ein sehr monotoner, langsamer Prozess, so Sendre. Kunden wollen nicht sechs Stunden, vier Stunden oder manchmal nicht einmal dreißig Minuten warten. Die Geschwindigkeit bei Angeboten zählt.

Der Engpass bei der Angebotserstellung war der offensichtlichste Schmerzpunkt: Disponenten extrahierten Sendungsdetails manuell aus E-Mails, gaben sie in externe Pricing-Tools wie Triumph und Greenscreens ein und verfassten dann die Antworten. Doch die manuelle Belastung erstreckte sich über den gesamten Betrieb: Die Auftragserfassung erforderte Tastendruck für Tastendruck den Aufbau von Ladungen in Turvo, und das Abrechnungsteam musste täglich Carrier manuell nach Zustellnachweisen und Rechnungen nachhaken. Knapp 40 % der täglichen Tätigkeiten des Teams waren noch manuell gesteuert — Zeit, die für Ausnahmebearbeitung, Kundenpflege und umsatzgenerierende Arbeit hätte genutzt werden können.

Wir wollen unsere Mitarbeitenden nicht ersetzen. Wir geben ihnen bessere Werkzeuge, damit sie weniger Zeit mit manueller Arbeit verbringen und mehr Zeit für umsatzgenerierende Tätigkeiten und Kundenservice haben.

Automatisierung dort, wo die Arbeit bereits stattfindet

Die Anforderungen von Gebrüder Weiss waren klar definiert: Automatisierung musste direkt aus Outlook heraus funktionieren — dem Ort, an dem jede Kundeninteraktion bereits stattfand —, sich in bestehende Systeme integrieren und schrittweise ausgerollt werden, damit das Team Vertrauen aufbauen konnte, bevor es sich darauf verließ. Vor allem durfte sie das Urteilsvermögen der Disponenten und die Kundenverantwortung nicht umgehen, sondern musste beides bewahren.

Levity entwickelte eine Reihe gezielter Workflows, die jeweils einen spezifischen Engpass beseitigten:

• Angebotsautomatisierung (E-Mail → Triumph / Greenscreens). Eingehende Angebotsanfragen werden automatisch aus E-Mails extrahiert, über API durch die Pricing-Tools von Gebrüder Weiss geleitet und als Angebotsentwürfe in Outlook zurückgespielt. Disponenten prüfen, passen an oder versenden automatisch — je nach Kundenbeziehung. Die Kontrolle bleibt immer beim Disponenten.
• Batch- und E-Mail-basierte Auftragserfassung (Excel / E-Mail → Turvo). Vertragskunden, die Tabellen mit hunderten Sendungen schicken, erhalten ihre Ladungen jetzt automatisch in unter einer Minute — jeweils mit eindeutiger Referenznummer und vollständigen Sendungsdaten. Der Batch-Workflow spart rund 2 Stunden pro Woche. Bei Einzelaufträgen leitet der Disponent einfach die Kunden-E-Mail weiter, und das System erstellt die Ladung direkt.
• Rechnungs- und POD-Follow-ups (Statusänderungen → automatisierte Kontaktaufnahme). Das System überwacht Zustellstatus in Turvo und löst automatisch Dokumentenanfragen an Carrier aus, verfolgt Antworten und sendet Erinnerungen in einem definierten Rhythmus. Allein dieser Workflow spart rund 2 Stunden manuelle Arbeit pro Tag. Das wöchentliche Nachhaken entfällt vollständig.
• Automatisiertes Tagging (E-Mail / Macropoint / Turvo). Carrier-Tracking-Updates und Statusänderungen werden automatisch getaggt und verarbeitet — das spart 30 Minuten pro Durchlauf.

E-Mails werden im Hintergrund laufend ausgelesen, so Sendre, und wir können Angebote deutlich schneller bereitstellen, als wenn wir von Bildschirm zu Bildschirm springen müssten.

Entscheidend ist die Zuverlässigkeit der Ergebnisse. In einer Branche, in der eine falsche Referenznummer oder eine fehlgeleitete Ladung reale Konsequenzen hat, ist Konsistenz kein Nice-to-have. Das FTL-Team von Gebrüder Weiss brauchte eine Automatisierung, der es zutrauen konnte, auf menschlichem Niveau oder darüber zu arbeiten — jedes Mal, ohne die Ergebnis-Schwankungen, die viele KI-Tools kennzeichnen. Die von Levity entwickelten Workflows liefern dieselbe Genauigkeit — ob beim ersten Angebot des Tages oder beim hundertsten.

Wir haben festgestellt, dass Partner wie Levity es uns ermöglichen, unseren Kunden einen noch persönlicheren Service zu bieten — weil Levity die hochvolumige, weniger wertschöpfende Arbeit im Hintergrund übernimmt und unseren Disponenten hilft, fehlerfrei zu arbeiten.

Von Skepsis zu „Was können wir noch automatisieren?"

Der Rollout begann mit der Angebotserstellung — und die Ergebnisse überzeugten das Team schneller als jede Präsentation. Angebote, die zuvor mehrere Schritte und einige Minuten erforderten, wurden in Sekunden generiert. Disponenten erlebten die Veränderung aus erster Hand: Ein fertiger Entwurf erschien in Outlook, versandbereit, während sie an etwas anderem arbeiteten.

Sendre vergleicht die Adoptionskurve mit den Anfangstagen von ChatGPT: in der Theorie interessant, in der Praxis unverzichtbar. Sie können das Zehnfache dessen leisten, was ohne die Technologie möglich wäre, sagte er. Mit jedem Workflow, der sich bewährte, kam die Nachfrage nach Automatisierung aus dem Team selbst — nicht von oben. Niemand verlor seinen Job. Niemandes Kundenbeziehungen wurden an einen Bot übergeben. Die Mitarbeitenden begannen einfach, mehr von der wertschöpfenden Arbeit zu erledigen, für die sie eingestellt worden waren.

Ich war positiv überrascht, wie schnell und reibungslos die Automatisierung intern angenommen wurde, so McCullough. Sie nimmt Stress und Druck aus dem System und ermöglicht es dem Team, sich auf das große Ganze zu konzentrieren: exzellenten Service.

Der Wandel betraf nicht nur die Akzeptanz. Es ging um Vertrauen in die Ergebnisse. Sendres Team hatte genug KI-Tools erlebt, die inkonsistente oder unzuverlässige Resultate produzierten. Den Unterschied bei den Levity-Workflows machte die Tatsache, dass die Automatisierung zuverlässig funktionierte — Tag für Tag, über Tausende von Transaktionen hinweg. Diese Verlässlichkeit machte aus Early Adoptern Befürworter und aus Befürwortern die internen Champions, die Automatisierung jetzt in weitere Abteilungen tragen.

Wir versuchen immer, operative Aufgaben zu automatisieren, ohne die Erwartungen an den Kundenservice zu senken. Tatsächlich glaube ich, dass wir diese Erwartungen sogar übertreffen, weil diese Aufgaben im Hintergrund laufen können.

Messbare Ergebnisse im gesamten FTL-Betrieb

Die Zahlen summieren sich über alle Workflows hinweg:

• 40 % → 20 % — Manuell gesteuerte Tätigkeiten halbiert, mit dem Ziel, in den nächsten zwei Jahren weitere 10–15 Prozentpunkte zu reduzieren
• ~2 Stunden Einsparung pro Tag bei Rechnungs- und POD-Follow-ups — das manuelle Nachhaken entfällt vollständig
• ~2 Stunden Einsparung pro Woche bei der Batch-Auftragserfassung — hunderte Sendungen werden in unter einer Minute verarbeitet
• 30 Minuten Einsparung pro Durchlauf bei automatisierten Carrier-Tagging-Workflows
• Angebotszeiten von Stunden auf Sekunden komprimiert — mit direkter Verbesserung der Gewinnrate bei Spot-Fracht

Trotz eines der schwierigsten Frachtmärkte der jüngeren Vergangenheit ist das FTL-Brokeragegeschäft von Gebrüder Weiss in Nordamerika weiter gewachsen. Es gibt keine Anzeichen für eine Verlangsamung, so Sendre. Ich glaube, das liegt zu einem großen Teil an den Technologiepartnern, die unser Wachstum in diesem Prozess unterstützt haben.

Automatisierung überzeugt abteilungsübergreifend

Das im FTL-Bereich aufgebaute Vertrauen trägt die Automatisierung jetzt in weitere Geschäftsbereiche. Gebrüder Weiss testet bereits die E-Mail-Sortierung und -Weiterleitung für die Luft- & Seefrachtsparte — mit prognostizierten Einsparungen von 45 Minuten pro Tag und Niederlassung, rund 220 Stunden pro Monat über alle Standorte hinweg. Es ist der erste Anwendungsfall, der Abteilungsgrenzen überschreitet — getrieben nicht durch eine Vorgabe von oben, sondern durch sichtbare Ergebnisse. Weitere FTL-Workflows sind ebenfalls in Vorbereitung, darunter die automatisierte Dokumenteneinreichung, die manuelle Suchen und Uploads in Turvo überflüssig machen wird.

Wenn wir die Leitlinien für den KI-Einsatz entwickeln, so McCullough, ist die Grundlage sehr einfach: Der Kunde und die Mitarbeitenden stehen immer an erster Stelle. Wenn wir die menschliche Erfahrung durch Automatisierung verbessern können — und das haben wir bereits bewiesen —, dann werden wir das weiterhin tun.

Sendres Rat an die Branche ist direkt: Wenn Sie immer noch versuchen, eine KI-Strategie zu entwickeln, anstatt tatsächlich zu handeln, hinken Sie ein Stück hinterher.

Gebrüder Weiss startete mit einem einzigen Workflow, der in Wochen live war — nicht in Monaten. Die ersten Ergebnisse waren sofort sichtbar. Zwei Jahre später ist der nordamerikanische FTL-Betrieb doppelt so effizient, die Automatisierung läuft zuverlässig über Tausende täglicher Transaktionen, das Team konzentriert sich auf wertschöpfende Arbeit, und andere Abteilungen folgen dem etablierten Modell.

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